Sikre lønnsomhet i tøffe tider

Timefangst

– Hvis man har brukt 70 timer og ikke er kommet halvveis, og kunden er forespeilet at det skal ta 100, er det ikke for sent å sikre lønnsomhet i prosjektet, men det fordrer at du har kontroll, sier Anne Merete Vorpenes, regionleder for BDO Business Services i Hordaland, Rogaland og Agder. 

– Et godt timeføringssystem med enkel timefangst er derfor alfa og omega. Har du det, kan du kommunisere med kunden og få til en endringsordre. Min erfaring er at de som ikke har kontroll sender en regning på alle timene. Da blir kunden misfornøyd, og dermed ender det i en krangel. Da har man ikke bare en dårlig kundeopplevelse, men også dårlig lønnsomhet. I tillegg kan man ende i en reklamasjonssak, en lang diskusjon og en likviditetsskvis fordi oppgjøret lar vente på seg. 

– Når det gjelder timeføring, er det viktig å ha såpass enkle applikasjoner at alle medarbeiderne bruker dem. Nå er alle vant til å bruke digitale verktøy, og det å gå over til å bruke apper som lar de ansatte registrere timene på mobilen er ikke lenger et problem. 

Sanntidsdata

Basert på Vorpenes sine erfaringer har de fleste byggmestere behov for å forbedre sin økonomiske innsikt og kontroll. Hun snakker varmt om økonomisystemer som gir eieren et dashboard, akkurat som på en bil, som gir oversikt over de viktigste måleparameterne. 

– I dag er dette tilgjengelig fra alle regnskapsførere som er opptatt av å være en støttespiller og en samarbeidspartner for kundene de jobber for. Sanntidsdata er nøkkelen, både på påløpte kostnader, påløpte timer, likviditet og resultat.

 

Hvem er økonomisjef?

En av Vorpenes' største kjepphester er at noen må ta på seg økonomisjef-hatten, og at dette skjer flere ganger hver eneste måned. Daglig leder må slutte å tenke drift og i stedet tenke økonomi. Hun påpeker at det kan være smart å ha faste møter med en ekstern rådgiver som sørger for at økonomi er på agendaen, og BDO tilbyr denne rådgiverrollen over hele landet. 

– Uansett om du velger å samarbeide med oss eller andre, er mitt viktigste budskap at det er lurt å ha med seg en rådgiver. Alle byggmestere trenger en som kan hjelpe til med å få satt opp et godt system som sikrer at man har timefangst, prosjektstyring og likviditetsstyringen på plass. Det er lave marginer i byggebransjen, og overser du timer kan hele gevinsten i et prosjekt forsvinne.

– En rådgiver vil kunne si: «OK, her har du et prosjekt som er på en million, og som vil kreve en del likviditet til å både å kunne betale ut lønn i perioden, men også til å kunne kjøpe inn varer. Hvis du går inn i dette prosjektet – hvilke avtaler har du gjort med kunden på forhånd? Avtal med kunden at du forskuddsfakturerer 20 prosent og deretter løpende i henhold til fremdriften i prosjektet.» 

Ressursplanlegging

– Når man går i gang med et prosjekt, er ressursplanlegging viktig. I BDO har vi verktøy som hjelper til med dette. Det er viktig å sikre at man har med nok ressurser – folk – til å bære prosjektet. Har man håndverkere som hopper fra prosjekt til prosjekt, blir det ofte en rotete struktur. Derfor er det å bemanne jobbene viktig. Før man starter opp, må man tenke: Har vi tilstrekkelig med penger på bok til å gjennomføre? Hvordan skal vi eventuelt a-kontofakturere for å sikre at likviditeten er ivaretatt slik at vi kan gjøre innkjøpene vi trenger for å gjennomføre prosjektet? Deretter handler det om å få inn alle timene som brukes på prosjektet. Husk, du skal ikke overse mange timer før det går ut over lønnsomheten. 

Fakturere

Undersøkelser viser at den viktigste årsaken til at bedrifter går konkurs er at de glemmer å fakturere.

– Om du ikke får fakturert på forhånd, må du hele tiden fakturere løpende, minst én gang i måneden. Har du et prosjekt som varer tre måneder, bør du uansett fakturere månedlig, sier Vorpenes. Det er alltid likviditet som dreper et selskap.

Etterkalkyle

BDO er et kompetansehus, et rådgivning- og revisjonsselskap, som driver innenfor fire tjenesteområder: Revisjon, business services, rådgivning og skatt- og avgift. I rådgivingsdelen har de 700 medarbeidere som finnes over hele landet. 

– Jeg er veldig opptatt av at man skal ta en etterkalkyle på prosjektene for å se hvorfor et prosjekt gikk veldig godt, mens et annet gikk veldig dårlig. Var det fordi vi bommet på pris på produkter, eller mistet vi timer fordi vi har vært dårlig på prosjektstyring?

Kredittvurdering

Til slutt poengterer Vorpenes at små ROT-prosjekter krever at man er varsom og kredittvurderer kundene. Når småjobbene kommer inn, har man ofte ingen kjennskap til kundene.

 – Historisk sett har bedrifter ikke brukt veldig mye tid på å vurdere om de får pengene av kunden. Det har man nesten bare forutsatt, men nå bør man kredittvurdere alle nye kunder. I BDO har vi verktøy for dette innbakt. Systemet sørger også for at kundene faktisk signerer en avtale som forteller hvilke krav og forpliktelser som gjelder, avslutter Vorpenes.